بارها از دانشجویان که پایان نامه به اینجانب دارند، خواسته ام که مطالب ارسالی خود را در قالب یک فایل وورد یا پاورپوینت بفرستند. اما دانشجویان راه حل کوچک سازی حجم فایل خود را یاد ندارند. به کافی نت ها هم که مراجعه می کنند، فایل های آنها را تکه تکه می کنند و می فرستند. اکنون می خواهم راهی ساده به شما معرفی کنم.


عمده حجمی که در فایل های مجموعه Office اختصاص داده می شود، به تصاویر می باشد.

شما باید روی یک تصویر دوبل کلیک کنید تا نوار زیر در Option ظاهر شود:

سپس روی دکمه ی Compress Pictures که در گوشه سمت چپ بالای نوار کلیک می کنیم که در عکس نشان داده شده است. آنگاه پنجره زیر ظاهر می شود:

سپس دقت کنید که تنظیمات آن مطابق تصویر بالا باشد. پس از اینتر کردن، اگر تعداد و حجم تصاویر شما خیلی زیاد باشد، مدتی طول می کشد که وورد یا پاورپوینت کار خود را انجام دهد.

سپس یک Save As از فایل بگیرید و هرگز فایل را در این زمان روی نسخه قبلی Save نکنید. زیرا اطلاعات عکس های شما از قبیل عمق تصویرهای بالا و محدوده های Crop کرده اید، اکنون از میان رفته است.

این کار می تواند حجم فایل ها را تا یک دهم کاهش دهد. یعنی یک فایل 40 مگابایت را تبدیل به 4 مگابایت کند.

اما اگر هنوز حجم فایل خیلی زیاد بود، می توانید در گزینه های بخش Change Resolution، گزینه Web/Screen را فعال کنید. اکنون عمق تصاویر کار شما تنها 96 Dpi می باشد و مواظب باشید که فایل را هرگز بر روی فایل قبلی ذخیره نکنید. آخرین ویرایش های متنی و تصویری شما نیز باید در این مرحله پایان گرفته باشد.

برای ذخیره کردن این فایل های فشرده شده می توانید از یک شماره 200 یا 96 در انتهای نام قبلی آنها استفاده کرده و بعد آنها را در شاخه ای جدید به نام مثلاً Email باز کنید و ذخیره کنید. اگر یک تاریخ هم در انتهای نام این شاخه وجود داشته باشد (مثلاً Email-1391.12.03) بسیار عالی است و هیچگاه با فایل های دیگر شما اشتباه نمی شود.

امیدوارم که در امور رایانه ای همواره منظم باشید تا به دوباره کاری نیافتید. رایانه برای حذف کارهای تکراری است نه برای خلق ایده.

                                                                                 موفق باشید.